Tre aspetti da considerare nella scelta di una location per un grande evento aziendale

Uno spazio può apparire perfetto sulla carta e rivelarsi, all’atto pratico, del tutto inadeguato non appena il pubblico comincia ad arrivare, a fare la fila, a spostarsi tra un momento di networking e un altro, a seguire gli interventi e magari a perdersi nei pressi del guardaroba. Se quello spazio non sostiene davvero gli obiettivi dell’evento e non accompagna con naturalezza il comportamento dei partecipanti e il format dell’iniziativa, infatti, i problemi andranno a ripercuotersi sull’intero processo.

Comincia dallo scopo dell’evento, non dalla pianta dello spazio

Prima di confrontare metrature, altezze, prospettive panoramiche o scorci urbani a effetto, ti conviene capire di che tipo di evento parliamo. Un summit dirigenziale, un lancio prodotto, una convention interna e una serata di premiazione sono infatti format che esigono ciascuno il proprio ritmo e codice.

In questo senso, la migliore location per un evento corporate è quella che aderisce all’identità dell’iniziativa e al profilo del brand che la promuove. Uno spazio eccessivamente istituzionale, ad esempio rischia di irrigidire un lancio creativo mentre, al contrario, una cornice industrial-chic, per quanto affascinante, può risultare inadatta per un incontro destinato ai vertici aziendali.

• Perché conta: la location modella la percezione dell’evento prima ancora che i relatori prendano la parola.

• Errore da evitare: lasciarsi sedurre da uno spazio solo “bello” e cioè magari fotogenico e scenografico, ma incapace di trasmettere il messaggio giusto o, peggio ancora, in grado di indebolire il posizionamento dell’evento.

Accessibilità e logistica non sono dettagli secondari

Una location può trovarsi in pieno centro e, nonostante questo, risultare scomodissima. È proprio qui che si annida un equivoco di fondo: ciò che conta davvero, infatti, non è solo la centralità formale della venue, ma anche la facilità concreta con cui i partecipanti riescono a raggiungerla, orientarsi al suo interno e lasciare lo spazio senza stress.

Occorre quindi verificare i collegamenti con i trasporti pubblici, la disponibilità di parcheggi, la presenza di strutture ricettive nelle vicinanze, gli accessi per il carico e scarico materiali, la fluidità dell’accredito e i possibili colli di bottiglia. E poi, con uno sguardo più attento, bisogna osservare il resto: ingressi, ascensori, segnaletica, acustica, servizi igienici, percorsi di circolazione, barriere architettoniche o anche soltanto quei piccoli ostacoli che finiscono per generare un fastidio continuo, sommesso, ma "micidiale".

• Perché conta: una logistica ben concepita migliora l’affluenza, la puntualità e la qualità complessiva dell’esperienza dei partecipanti.

• Errore da evitare: supporre che il sito della location o la brochure commerciale restituiscano fedelmente le condizioni reali dello spazio nel giorno dell’evento. I sopralluoghi, qui, non sono opzionali.

Gli spazi flessibili salvano più di quanto si creda

I grandi eventi aziendali spesso si trasformano durante lo svolgimento. Una plenaria pPlans shift, guest numbers fluctuate, and formats evolve.uò trasformarsi in tavola rotonda, un’area networking può diventare uno spazio per sponsor, una breakout room può richiedere all’ultimo una dotazione tecnica per lo streaming. I format, insomma, possono mutare.

Ecco perché la flessibilità conta quasi quanto la capienza. Conviene privilegiare spazi modulabili, che possano essere riconfigurati e capaci di accogliere cambi di assetto senza risultare soffocanti oppure, all’opposto, vuoti in modo desolante.

Una buona location, insomma, deve piegarsi con intelligenza a tutte le necessità e alle possibili “transizioni interne” dell’evento.

• Perché conta: spazi flessibili riducono la pressione operativa e restituiscono al format una vera coerenza.

• Errore da evitare: prenotare sulla base della sola capienza dichiarata, senza verificare in che modo lo spazio funzioni davvero rispetto all’agenda e alla scansione dell’evento.

Domandare che cosa accade quando qualcosa cambia

Qui si entra nella parte più concreta, quella che molti team tendono a trascurare perché i tempi stringono e la location, in fondo, “sembra andare bene”. Eppure è proprio questa la parte che non andrebbe mai affrontata con approssimazione.

Bisogna infatti chiedere con precisione quali siano i tempi di allestimento e disallestimento, il livello di supporto tecnico disponibile, i piani di emergenza, i punti di accesso per fornitori e partner, l’eventuale dispersione sonora proveniente da sale adiacenti, e anche cosa accada, tecnicamente, nel caso in cui si sfori con l’orario… eventualità che può accadere e, spesso, accade-

• Perché conta: la “tenuta operativa” è spesso ciò che distingue un evento ben costruito da un evento formalmente impeccabile, ma sostanzialmente caotico.

• Errore da evitare: trattare la scelta della location come una questione legata a una mera prenotazione dello spazio, invece che come una decisione di natura strategica.

La scelta più intelligente è di rado la più appariscente

Quando si seleziona una location per un grande evento aziendale, bisogna capire se sia davvero in grado di giocare a favore dell’evento, con efficacia e solidità.

Se lo spazio è coerente con gli obiettivi dell’iniziativa e accoglie i partecipanti senza creare attriti, si è già compiuta una scelta più accorta di quanto accada nella maggior parte dei casi. E, nell'ambito dell'event planning, questo equivale già a "vincere metà della partita".