Domande da fare sempre prima di bloccare una location

Il problema nasce da un equivoco diffuso: scegliere una location non equivale a prenotare una stanza, ma implica una relazione operativa complessa, fatta di equilibri logistici che possono sostenere l’evento o comprometterlo.

Fornitori e vincoli operativi

Molte location impongono catering interno o fornitori da liste approvate. Non è un ostacolo in sé, se qualità e costi sono adeguati, ma può diventare critico quando si ha già un accordo esterno o quando le opzioni sono limitate e poco aggiornate.
È quindi essenziale chiedere subito: fornitori esterni sono ammessi? Esiste una lista obbligatoria? In tal caso, va richiesta e valutata prima di firmare.


Occorre inoltre verificare cosa è incluso nel servizio offerto dalla location: modalità di servizio, numero di portate, attrezzature, tovagliato, perché non sempre è tutto compreso. Alcune location applicano infine anche un sovrapprezzo qualora ammettano fornitori esterni: un costo che, in questo caso, conviene conoscere in anticipo.

Personale, pulizie e responsabilità

La qualità del personale incide direttamente sull’esito dell’evento ed è dunque necessario chiarire subito chi fornisca sicurezza, accoglienza, eventuale intrattenimento e chi si occupi di riordinare e pulire a fine evento.

Proprio qui i costi possono aumentare: smantellamento, rifiuti e ripristino della sala nel suo assetto iniziale possono essere inclusi oppure a pagamento.
Vanno chiarite anche eventuali penali per danni o eventuali sforamenti di orario, perché le tariffe serali possono crescere sensibilmente.

Piano B e condizioni meteo

Se sono previsti spazi all’aperto, un piano alternativo in caso di maltempo è indispensabile. Può trattarsi di ambienti interni o di strutture temporanee, l’importante è che il meteo sia un fattore irrilevante e non una spada di Damocle.

Durante il sopralluogo, il “piano B” va visto, non solo descritto. È fondamentale capire se lo spazio è adeguato e se agli ospiti sarà concesso uno spazio sufficiente per muoversi comodamente. Va inoltre chiarito chi decide il passaggio al coperto e con quali tempistiche.

Dotazioni tecniche e connettività

Location suggestive possono nascondere limiti tecnici, come ad esempio una capacità elettrica insufficiente.

È quindi necessario verificare il corretto funzionamento di WiFi, impianti audio, microfoni, proiettori e servizi interni. Sono previsti fornitori tecnici? È possibile portarne di propri?

Negli eventi professionali, la qualità della connessione è centrale, soprattutto in presenza di streaming o videoconferenze.

Spazi ed eventi concomitanti

La capienza influisce sulla percezione: troppo spazio disperde, troppo poco crea congestione. Prima di prenotare, occorre definire numero di partecipanti ed eventuali necessità logistiche.

Va anche verificata la presenza di altri eventi nello stesso periodo, per evitare interferenze.

Contratto e clausole

Alcune clausole richiedono attenzione, come la cosiddetta clausola di attrition (o di minimo garantito), che prevede penali se non si raggiungono determinati numero.

Spesso esiste inoltre una scadenza oltre la quale gli spazi prenotati vanno comunque pagati. In generale, il contratto dovrebbe essere esaminato con cura, considerando penali, assicurazioni e disposizioni in materia di cancellazione e forza maggiore.

Le domande più scomode, poste all’inizio, sono quelle che evitano problemi dopo. Per questo, una location poco disponibile al confronto difficilmente si rivelerà affidabile anche più in generale e andrebbe di conseguenza evitata.