Dimenticarsi di chiedere informazioni sui parcheggi

È importante ricordare che il parcheggio è un aspetto fondamentale nella scelta della location. Se si organizza un evento con molti partecipanti, è necessario assicurarsi che ci sia spazio sufficiente per tutti. La struttura dovrebbe disporre di un parcheggio adeguato e, in caso contrario, potrebbe essere necessario affittare uno spazio aggiuntivo. Per gli eventi più grandi, in cui molte persone arriveranno in auto, questo può diventare ancora più complicato, specialmente se la location ha una capacità di parcheggio limitata e non è facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici.

Informati in anticipo per evitare costi nascosti per te e difficoltà aggiuntive per i tuoi ospiti.

Non visitare di persona la location

Uno degli errori più comuni che si commettono quando si sceglie una location per il proprio evento è quello di non effettuare un sopralluogo prima di prenotare. Se non si ha la possibilità di vedere di persona la potenziale location, può essere difficile sapere se questa sia in grado di offrire tutto ciò di cui si ha bisogno.

È importante parlare con il personale della struttura, in modo che possa rispondere alle eventuali domande e dare consigli su come organizzare l'evento. Le dimensioni e il design sono importanti, così come la possibilità di soddisfare richieste o esigenze particolari (ad esempio, legate all'allestimento). Inoltre, è necessario valutare elementi che possono essere verificati solo di persona, come la sensazione che si prova all'interno della location, l'atmosfera generale e, naturalmente, lo stato complessivo e la pulizia del luogo.

Tralasciare di controllare i bagni

È facile trascurare i bagni, eppure sono una delle cose più importanti da controllare quando si prende in considerazione un locale. La prima cosa da fare è assicurarsi che ci siano abbastanza servizi igienici per tutti gli ospiti previsti e che siano puliti. Ma oltre a questo, è bene prestare attenzione alle questioni di accessibilità, come rampe per sedie a rotelle o aperture automatiche delle porte, in modo che tutti possano accedere e uscire senza problemi.

Non avere un piano B in caso di maltempo (per eventi all'aperto)

Se stai organizzando una manifestazione all'aperto, è importante controllare le previsioni del tempo, ma anche in questo caso non potrai sapere con certezza che tempo farà il giorno del tuo evento. Pertanto, è bene assicurarsi che il locale disponga di uno spazio sufficiente all'interno per consentire agli ospiti di ripararsi in caso di pioggia. La maggior parte delle location dispone di piani di emergenza in caso di maltempo. Per evitare di essere colti alla sprovvista durante l'evento, è bene informarsi al momento della prenotazione!

Sottovalutare le misure di sicurezza

La sicurezza è una priorità assoluta per gli organizzatori di eventi, quindi è importante accertarsi che la struttura sia in regola da questo punto di vista. Devono essere presenti estintori e rilevatori di fumo, uscite di sicurezza adeguatamente illuminate, numeri di telefono per le emergenze facilmente individuabili, telecamere di sicurezza in tutto l'edificio, procedure chiaramente segnalate per la gestione delle emergenze e conformità a tutti i requisiti legali di sicurezza. Vale anche la pena di informarsi su eventuali aree dell'edificio che sono off-limits durante gli eventi.

Una ricerca attenta è il prio passo per una scelta informata! Una delle cose più importanti da fare quando si sceglie la location per un evento è partire con una ricerca meticolosa. È bene esplorare il sito web della struttura che ti interessa, leggere le recensioni recenti sui social media e informarsi su disponibilità, date libere o cancellazioni nel programma della location preferita. È anche importante annotare la capacità di ogni sala che ti interessa prenotare e informarsi sulla capacità massima del locale secondo le norme vigenti.

Un ottimo modo per scoprire che tipo di team lavorerà con te durante l'evento è quello di andare a visitare la location di persona: in questo modo potrai un'idea dell'ambiente e dello staff prima di prenotare! Se in una sede sono disponibili più sale, individua quelle che potrebbero essere più adatte al tipo di festa o di incontro che intendi organizzare; alcuni spazi potrebbero essere più adatti a feste con musica ad alto volume, mentre altri potrebbero funzionare meglio per conversazioni tranquille davanti a un drink.

Se hai ancora bisogno di aiuto, contattaci!

Speriamo di che questo post ti aiuti a evitare alcuni degli errori più comuni che si commettono quando si sceglie una location. Ricorda: la location è la base di ogni evento, quindi non accontentarti! Se non riesci a capire se una location è adatta al tuo evento o meno, continua a cercare finché non troverai il posto perfetto. E se hai bisogno di aiuto, il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a trovare la soluzione adatta alle tue esigenze.