La location perfetta per il tuo kick-off meeting: i consigli dei nostri esperti

Valutare le esigenze del team

Il primo passo consiste nel fare il punto sulle caratteristiche del tuo team e nell'identificare eventuali vincoli o requisiti che influiranno sulla scelta della location. Considera le dimensioni del team in questione e l’eventuale necessità di riservare sale per i sottogruppi. Considera anche l’eventualità che possa occorrere uno spazio ampio sulle pareti per lavagne che illustrino i dettagli della collaborazione e permettano la condivisione di idee o di attrezzature audiovisive per le presentazioni. Una spaziosa sala meeting potrebbe andare bene per un team relativamente piccolo, mentre un'iniziativa più grande potrebbe trarre vantaggio da una sala più ampia, con una disposizione flessibile degli arredi, o addirittura da una sala conferenze.

Tieni conto della posizione dei membri del team e della distanza che dovranno percorrere per partecipare alla riunione. Se la maggior parte di loro lavora nello stesso ufficio o nella stessa città, la sede dell’ufficio è certamente la scelta più pratica. Ma per un team dislocato in più sedi, sarà opportuno trovare un luogo di incontro accessibile per tutti o addirittura trasformare l’intera esperienza in un “ritiro” in una location a parte, che faciliti per tutti la concentrazione e l’immersione nel progetto.

Ricorda anche di non trascurare i comfort che permettono al tuo team di dare il meglio di sé. Un buon catering, abbondanti snack, caffè di qualità, posti a sedere comodi e un adeguato controllo della temperatura riducono lo stress e mantengono alti i livelli di energia. Cerca di trovare una location che sia in grado di soddisfare le esigenze del tuo team per tutto il tempo necessario.

Adatta la location alle necessità del kick-off meeting

Considera ora come si svolgerà il kick-off meeting in questione. Qual è lo scopo specifico per cui viene organizzato e quanto tempo verrà dedicato alla presentazione, alla discussione e al brainstorming? Adatta lo spazio alle attività che desideri incorporare nel programma.

Alcune riunioni sono fortemente orientate verso le presentazioni della leadership, che funzionano bene in un teatro o in un’aula, con uno speaker in posizione di prominenza e un “pubblico” il cui principale ruolo è ascoltare. Altre invece enfatizzano la discussione di gruppo, richiedendo un tavolo da conferenza di grandi dimensioni o comunque una struttura più “orizzontale”. Se l'ordine del giorno prevede sessioni di brainstorming, assicurati che gli arredi comprendano lavagne su ruote, lavagne a fogli mobili su cavalletti e spazi in cui il team possa separarsi temporaneamente in piccoli gruppi. Cerca location che permettano di modificare l’allestimento se necessario, specialmente se hai in programma un meeting elaborato e con una durata di più giorni.

Un mix di tempo di lavoro individuale, conversazioni in piccoli gruppi, presentazioni e discussioni collettiva funziona meglio in una sala con una disposizione “orizzontale” e flessibile. Assicurati che la location sia in grado di riconfigurare senza problemi il passaggio da un'attività all'altra.

Stabilisci il tono desiderato

Oltre alla logistica, la location stessa trasmette un messaggio di cultura aziendale. L'aspetto e l'atmosfera devono essere in linea con il tono che si vuole dare fin dal primo giorno. Uno spazio elegante in uno dei più alti grattacieli di Milano segnala professionalità, grinta e ambizione. Una cascina fuori porta con pausa pranzo all’aria aperta, offre un clima rilassato, che alimenta la creatività, la collaborazione e incoraggia a pensare fuori dagli schemi.

Per i team che hanno bisogno di più tempo per legare, può essere utile scegliere location insolite, che offrono esperienze di gruppo da alternare alle riunioni vere e proprie. In questo senso, considera musei e gallerie, magari in abbinamento a esperienze di team building.

Le riunioni che si estendono più giorni, particolarmente usate per i team dislocati a livello nazionale o internazionale, possono funzionare particolarmente bene in location di lusso, che si avvicinino all’idea della destinazione incentive, piuttosto che richiamare un semplice viaggio di lavoro.

Conclusioni

La scelta della location ha un impatto notevole sulla riuscita di un kick-off meeting, che a sua volta influisce sulla collaborazione, l'innovazione e i risultati del progetto. Valutando intenzionalmente le esigenze del tuo team e stabilendo il tono culturale desiderato, puoi selezionare uno spazio che ti garantisca un evento di successo. Questa decisione cruciale è un investimento che darà i suoi frutti per tutto il ciclo di vita dell'iniziativa.